Documenting Results Through Process Modelling and Workpapers

Internal Audit Documentation Requirement

Dokumentasi internal audit mengacu pada penerbitan laporan audit, rencana kegiatan, dan bahan lain yang mendukung laporan, lembar kerja audit, key meeting minute, alat audit dengan bahan bantuan komputer dan teknik (CAATTs), dan data lain serta informasi untuk mendukung internal audit.

SEC mengharuskan bahwa catatan disimpan untuk tujuh tahun setelah auditor menyimpulkan audit atau mereview laporan keuangan. Untuk internal audit, periode retensi catatan akan menjadi minimal tujuh tahun setelah laporan audit dikeluarkan. Sebuah fungsi internal audit harus mengatur untuk mempertahankan semua catatan penting dari internal audit untuk periode retensi tujuh tahun. Berikut adalah tiga aspek penting dokumentasi internal audit.

l  Proses pemodelan

l  Lembar kerja audit

l  Dokumen manajemen

Internal auditor kadang memulai proses auditnya dari area baru dimana tidak adanya laporan audit sebelumnya atau belum pernah dilakukan audit pada bagian tersebut dan mungkin dokumentasi perusahaan yg minim tentang bagian tersebut. Internal auditor perlu mengamati operasi, laporan tinjauan dan prosedur, dan mengajukan pertanyaan untuk mengembangkan pemahaman dari proses baru. Dokumentasi yang dihasilkan penting untuk memahami lingkungan pengendalian internal dan untuk membuat rekomendasi-konsultasi yang bersangkutan pada saat yang tepat.

Process Modeling for Internal Auditors

Proses pemodelan adalah cara yang membantu auditor internal menavigasi melalui kegiatan:

• Dimana kita berada sekarang

• Kemana kita harus pergi

• Kita berasal darimana

• Cara untuk ke tempat tujuan

Proses pemodelan merupakan suatu bentuk peta untuk membantu auditor menavigasi melalui serangkaian kegiatan yang diamati. Proses pemodelan merupakan alat penting auditor internal baik untuk review dari proses perusahaan yang ada dan untuk menyarankan daerah untuk perbaikan. Dengan ini maka internal auditor bisa mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan lebih jelas dan detail. Berikut adalah langkah-langkah yang dilakukan oleh auditor internal:

Understanding the Process Modeling Hierarchy

Disini internal auditor harus memahami bagaimana satu proses dengan proses yang lain saling berhubungan. Beberapa proses kunci yang membantu internal auditor untuk berkomunikasi lebih baik kepada lainnya, pihak lain disini adalah yang sudah ditraining dan mengerti konsep proses manajemen:

·         Sistem

·         Proses

·         Aktivitas

·         Pelanggan eksternal

·         Pelanggan internal

Describing and Documenting Key Process

Tujuan mereka adalah untuk menggambarkan aliran input dan output antara kegiatan proses. Audit internal mengembangkan pendekatan standar dan konsisten untuk diagram aliran prosesnya. Dua pendekatan yang paling mudah digunakan dan dipahami adalah :

1.       Input/output process flowcharts

Pendekatan ini baik digunakan untuk objek yang berhubungan dengan objek fisik. Fokusnya adalah pada objek pasif yang sedang dikonsumsi, diproduksi atau diubah oleh aktivitas proses.

2.       Work-flow description process flowcharts

Pendekatan ini menekankan pada urutan kegiatan daripada aktivitas yang tidak bekerja.

Process Modeling and the Internal Audit

Model proses adalah alat yang penting bagi auditor internal yang digunakan baik untuk mengkaji proses perusahaan yang ada maupun untuk menyarankan bagian mana yang membutuhkan perbaikan.

Internal Audit Workpapers

Workpaper merupakan bukti audit untuk mendeskripsikan hasil dari internal audit. telaah kertas kerja adalah ekspresi auditor yang menggambarkan sebuah file fisik atau komputer yang mencakup jadwal, analisis, dan salinan dokumen yang disiapkan sebagai bagian dari audit. Bukti audit yang didokumentasikan pada kertas kerja auditor, seharusnya cukup untuk mendukung asersi audit dan kesimpulannya. fungsi utama dari kertas kerja auditor mencakup :

1.       Dasar untuk merencanakan audit

Kertas kerja dari audit sebelumnya memberikan auditor dengan informasi latar belakang untuk melakukan review saat ini di daerah secara keseluruhan yang sama.

2.       Pencatatan dari kinerja audit

Kertas kerja menggambarkan pekerjaan audit saat ini dilakukan dan juga memberikan referensi untuk program audit didirikan.

3.       Penggunaan selama audit

Dalam banyak kasus, kertas kerja memainkan peran langsung dalam melaksanakan upaya audit tertentu.

4.       Deskripsi situasi yang diperhatikan

Sebagai pekerjaan audit dilakukan, situasi dapat terjadi yang memiliki makna khusus di bidang-bidang seperti kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur, akurasi, efisiensi, kinerja personel, atau penghematan biaya potensial.

5.       Mendukung kesimpulan audit spesifik

Dokumentasi mendukung temuan mungkin bukti yang sebenarnya, seperti salinan pesanan pembelian kurang tanda tangan diperlukan, atau bukti yang diperoleh seperti laporan output dari prosedur dibantu komputer terhadap file data atau catatan dari wawancara.

6.       Sumber referensi

Kertas kerja dapat menjawab pertanyaan tambahan yang diajukan oleh manajemen atau oleh auditor eksternal.

7.       Penilaian staf

Kinerja anggota staf selama audit termasuk kemampuan auditor untuk mengumpulkan dan mengatur data, mengevaluasi, dan sampai pada kesimpulan.

8.       Koordinasi audit

Auditor internal dapat bertukar kertas kerja dengan auditor eksternal, masing-masing bergantung pada pekerjaan lain.

Workpaper standard

Internal auditor harus mencatat informasi relevan untuk mendukung kesimpulan dan hasil perikatan. Standard kinerja internal audit harus mencakup area-area seperti:

o   Relevansi untuk audit objektif

Isi dari telaah kertas kerja harus relevan untuk kedua total penugasan audit dan setiap tujuan khusus dari bagian tertentu dari review.

o   Penyingkatan (condensation) dari detail

Internal auditor biasanya mengumpulkan sejumlah besar data rinci dan informasi di setiap review. Materi yang harus hati-hati diringkas dalam kertas kerja audit untuk lebih menggambarkan kegiatan audit yang dilakukan.

o   Kejelasan dari presentasi

Untuk menyajikan materi yang jelas dan dapat dimengerti, auditor dan supervisor mereka harus telaah kertas kerja presentasi secara berkelanjutan dan membuat rekomendasi untuk perbaikan.

o   Kecermatan kertas kerja

Penting untuk semua jadwal audit dan data kuantitatif lainnya.

o   Tindakan dalam item terbuka

Pertanyaan yang sering dibangkitkan selama audit sebagai bagian dari catatan telaah kertas kerja auditor internal, atau informasi diungkapkan yang memerlukan tindak lanjut.

o   Standard bentuknya, yang mencakup :

§  Preparation of headings

Halaman telaah kertas kerja individu atau format harus memiliki heading dengan judul audit total, komponen tertentu dari total penugasan audit yang terkandung dalam lembar telaah kertas kerja yang diberikan, dan tanggal.

§  Enterprise

Penggunaan judul yang tepat, jarak, dan kecukupan fasilitas margin membaca dan pemahaman.

§  Neatness and legibility

Tidak hanya membuat kertas kerja lebih berguna untuk semua pembaca, mereka juga mengkonfirmasi perawatan yang masuk ke persiapan mereka.

§  Cross-indexing

Memberikan jejak untuk auditor dan menjamin keakuratan informasi dalam kertas kerja serta dalam laporan audit berikutnya.

Workpapers formats

Kertas kerja dulunya dokumen kertas panjang, ditulis tangan oleh auditor dengan sampel laporan apapun dan pameran lainnya termasuk dalam paket.

Workpaper document organization

Untuk kebanyakan internal audit, kertas kerja dapat dipisahkan dalam beberapa area audit:

1.       File permanen

Sebuah file permanen tidak dimaksudkan untuk menjadi permanen yang tidak akan pernah ada perubahan; melainkan memberikan internal auditor memulai tugas baru sumber bahan latar belakang untuk membantu merencanakan audit baru.

Beberapa data mungkin mencakup :

§  Keseluruhan chart audit atas unit audit

§  Chart dari akun dan salinan dari kebijakan utama dan prosedur

§  Laporan keuangan mengenai entitas potensial yang berguna untuk data analitis

§  Salinan dari laporan audit terakhir, program audit yang digunakan

§  Informasi tentang audit unit

§  Informasi logistic  untuk membantu auditor selanjutnya

2.       File administrative

Workpaper administratif files mungkin tidak dibutuhkan untuk audit kecil.

3.       File prosedur audit

File ini umumnya terbesar untuk pemeriksaan apapun dan sering mengandung unsur-unsur:

§  Listings of completed audit procedures

Kertas kerja adalah repositori pusat dalam mendokumentasikan prosedur audit, dan termasuk salinan dari program audit bersama dengan inisial auditor dan tanggal dari langkah-langkah audit.

§  Completed questionnaries

Biasanya menyediakan ya dan tidak jawaban dan komentar tambahan yang sesuai.

§  Description of operations procedures

Kertas kerja harus menjelaskan secara singkat sifat dan ruang lingkup jenis tertentu dari kegiatan operasional.

§  Review activities

Ini dapat termasuk pengujian data, pengamatan kinerja, pertanyaan untuk individu yang ditunjuk, dan sejenisnya.

§  Analyses and schedules pertaining to financial statements

Dalam audit berorientasi keuangan, berbagai telaah kertas kerja berkaitan dengan membuktikan keakuratan pernyataan atau saldo rekening keuangan.

§  Enterprise documents

Sering ada dokumen perusahaan dasar, seperti grafik perusahaan, risalah rapat, laporan khusus-kebijakan atau prosedur, kontrak, dan sejenisnya.

§  Finding points sheet, supervisor notes, or draft of reports

Lembar titik menggambarkan sifat temuan audit serta referensi telaah kertas kerja untuk pekerjaan audit rinci harus dimasukkan dalam prosedur audit file meskipun salinan telah diteruskan ke file administrasi.

§  Audit bulk files

Audit internal sering menghasilkan sejumlah besar bahan bukti, yang harus dipertahankan, tetapi tidak termasuk dalam kertas kerja utama.

Workpaper preparation techniques

Dalam mempersiapkan workpapers, melibatkan drafting audit comment dan membuat skedul untuk mendeskripsikan kerja audit dan mendukung kesimpulannya. Aspek penting adalah meyakinkan atau memastikan bahwa semua member dari staff internal audit memahami tujuan dan kritikal dari audit workpapers. Mempersiapkan secara manual maupun menggunakan sistem computer-based, audit workpaper harus memiliki indexing dan standar notasi yang akan menjadikan review menjadi mudah dan profesional audit lainnya.

(I)      Workpaper indexing and cross-referencing

Cross-references dan notasi membuat auditor atau reviewer mengambil referensi signifikan dan menelusuri kembali original citation-nya atau sumbernya. Index number pada workpaper, sama seperti volume dan nomor halaman dalam published book.

(II)    Tick Marks

Tick marks merupakan form manual auditor atau notasi menggunakan pensil. Auditor dapat mengembangkan particular mark untuk mengindikasikan given value dalam skedul keuangan cross-foots ke other related values dan tick mark lain untuk mengindikasikan pada trial balance.

(III)  References to external audit sources

Internal auditor kadang mencatat informasi yang diperoleh dari sumber luar. Penting untuk mencatat sumber seperti komentar langsung pada workpaper. Auditor butuh referensi hukum dan regulasi untuk mendukung kerja auditnya.

(IV)  Workpaper Rough Notes

Saat interview, internal auditor membuat very rough notes, penulis personal form of shorthand readable only by the author. Auditor harus menulis atau memasukkan ulang rough notes ini ke komentar workpaper. Karena ada alasan untuk review lagi, original note sheets harus termasuk dalam workpaper, terletak di belakang workpaper manual binder atau di bagian file.

Workpaper Review Processes

Bergantung pada ukuran staf audit dan kepentingan relatif dari given audit, mungkin ada multiple review atas workpaper, satu melalui in-charge auditor, dan lainnya melalui senior member dari manajemen internal audit. Beberapa internal audit function menyiapkan memorandum atau workpaper review checklist untuk dokumen dan perluasan reviewnya. Poin dari review ini atau pertanyaan may simply highlight electrical errors, seperti missing cross-references. Pertanyaan ulang harus kembali diajukan, dan reviewer harus mengambil tanggung jawab untuk memastikan bahwa open questions telah diatasi. Proses review workpaper memastikan bahwa semua report findings memiliki dukungan melalui bukti audit sebagai dokumentasi dalam workpaper.

Internal Audit Records Management

Kebutuhan yang penting untuk praktik manajemen dokumen untuk internal audit function dalam lingkungan hari ini dalam auditor laptops dan wireless network :

§  Document standards & review processes

Internal audit butuh membuat standar untuk software yang digunakan, laptop computer configuration,dokumen umum dan template standards. Tujuannya agar semua menggunakan equipment yang sama dengan format dan standar. Proses formal dan aman harus diset dalam tiap skedul audit. Pada kesimpulan audit, material workpaper dapat didownload ke system pusat server department audit.

§  Backup, security, & continuity

Untuk personal emails, internal auditor dapat menggunakan salah satu small portable services. Pengamanan yang dibuat dan pengendalian password harus diinstal, seperti jika system dicuri, kontennya tidak bisa dengan mudah diakses. Prosedurnya juga membuat file internal audit untuk di backed up dan didownload ke sistem server internal audit pada regular basis.

§  Hardware & software resource management

Dengan relatively efficient dan lower – cost resources yang tersedia, tidak ada alas an kenapa internal audit function tidak punya system server terdedikasi untuk  tujuan internal audit.

§  CAATT Repository

Setiap usaha yang dibuat grup dan organize sumau CAATT – related materials dengan catatan workpaper internal audit

§  Audit reports, risk management, & internal audit administration

Internal audit butuh persiapan dan distribusi a alarge body of material, ternasuk laporan audit, risk management analysis, budgets, dan komunikasi dengan audit komite. Dokumen 7 tahun menggunakan rule should appaly ke catatan administrative internal audit, dan ditempatkan dalam folder aman dalam sisten server departemen audit.

Pentingnya Mendokumentasikan Internal Audit

Dokumentasi yang cukup itu dibutuhkan untuk menampilkan keseluruhan proses internal audit. Chapter ini menekankan pada pentingnya  kertas kerja audit untuk aktivitas internal audit sebaik  proses untu k menampilkan deskripsi dari aktivitas perusahaan. Kemampuan untuk mempersiapkan deskriptif dan efektivias kertas kerja sebagai kunci dari internal CBOK yang diminta. Dalam hal ini semua auditor internal dari CA sampai staff audit, harus menyesuaikan diri dengan banyak peralatan TI yang disediakan untuk mendeskripsikan dan mendokumentasikan proses internal audit.