Internal Audit Key Competencies

Pentingnya Kunci Kompetensi Internal Audit

Seorang auditor internal harus memiliki etika personal yang kuat dan memiliki komitmen kerja yang tinggi. Moeller merekomendasikan kompetensi utama yang harus dimiliki oleh seorang auditor internal, yaitu :

§  Interview skills : auditor internal mampu mewawancarai manajer unit atau karyawan pada tingkat produksi, memberikan pertanyaan yang layak, sehingga bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

§  Analytical skills : auditor internal harus harus memiliki kemampuan untuk melihat kejadian-kejadian yang tidak berhubungan dengan data-data yang ada, sehingga dapat memberikan gambaran kepada auditor mengenai suatu hal yang dianggap tidak biasa dan material.

§  Testing and analysis skills : berhubungan dengan analytical skills, seorang auditor harus mampu mereview data-data kejadian atau populasi untuk menguji kinerja, sehingga dapat menentukan apakah sudah efektif atau belum.

§  Documentation skills : mampu mengambil hasil dari observasi audit, pengujian data dan dokumen, baik secara verbal maupun grafis, dalam menggambarkan lingkungan yang sudah diobservasi.

§  Recommending results and corrective actions : berdasarkan pendokumentasian, auditor harus mampu memberikan dan mengembangkan rekomendasi yang efektif sebagai tindakan korektif.

§  Communication skills : auditor internal harus mampu mengkomunikasikan hasil kerja audit sesuai dengan rekomendasinya kepada karyawan dan senior manajemen.

§  Negotiating skills : karena sering terjadi perbedaan pendapat antara penemuan dan rekomendasi, auditor harus mampu menegosiasikan hasil observasinya secara sukses.

§  Commitments to learning : auditor harus memiliki keinginan untuk belajar dan menjalani pendidikan berkelanjutan.

Kemampuan Interview Auditor Internal                                                

Wawancara merupakan langkah awal dalam proses audit internal. Auditor harus fokus pada persiapan wawancara. Berikut adalah tahapan interview :

a)       Setelah mengenal lingkungan, auditor membuat kerangka waktu dan tujuan dari perencanaan internal audit.

b)      Mengenalkan internal auditor yang akan melakukan reviewaktual sebaik yang diperkirakan oleh partisipan auditee.

c)       Jika ini adalah perencanaan audit pertama dari area ini atau jika terdapat perbedaan signifikan sejak review terakhir, mendaftar area operasi mana yang bisa direview.

d)      Jika ada internal audit terakhir sebelumnya di area ini, cek status yang ditemukan terakhir dan rekomendasinya sebaik perubahan sistem yang terjadi sebelumnya.

e)       Kerangka perencanaan waktu tentang langkah audit review.

f)        Permintaan untuk audit material, termasuk akses yang benar untuk files dan sumber daya sistem TI, kata kunci temporer, akses ke file kunci, dan perpustakaan fisik, koneksi telekomunikasi, dan fasilitas lainnya.

g)       Untuk tambahan periode waktu review, jadwal status pertemuan secara periodik.

h)      Jadwal tentative atas audit kepatuhan sebaik pertemuan wrap-up awal.

i)        Membuat pengaturan untuk ketersediaan sumber daya untuk menjawab pertanyaan atau masalah yang terjadi selama review berlangsung.

j)        Menjelaskan perkiraan proses internal audit, termasuk laporan perencanaan sementara, memperkirakan respons time untuk rekomendasi audit, dan mengantarkan laporan akhir.

k)       Melalui interview dan kepastian yang ada, memberikan waktu yang cukup untuk pertanyaan.

l)        Follow-up wawancara dengan detail ringkasan memo kerangka waktu potensial audit dan banyak permasalahan lain yang belum terjawab.

Analytical Skills

o   Analytical skills menunjuk pada kemampuan untuk memvisualisasi, kepandaian berbicara, dan mengatasi masalah kompleks dan konsepnya serta untuk membuat keputusan yang dibuat dengan memahami dasar dari informasi yanhg tersedia.

o   Review analytical biasanya memerlukan internal auditor untuk mereview beberapa bukti audit material lalu menggunakan logika untuk mengambil bagian dari masalah dan datang dengan sebuah keputusan.

o   Internal auditor harus menggunakan pendekatan analytical untuk menggambarkan kegunaan dari well-documented, proses well-reasoned untuk sampai pada keputusan dalam aktivitas audit internal.

Testing and Analysis Skills

Tantangan berikutnya adalah mempunyai kemampuan untuk menguji, review, dan  assess the materials. Contohnya, exhibit 13.2 menggambarkan alternative pendekatan pengujian audit.

Syarat untuk kompetensi internal audit adalah analisis dari hasil test. Internal auditor memilih sampel  dan menyelenggarakan pengujian internal audit, lalu hasilnya dianalisis. Dalam penyelenggaraan tiap sampel ditetapkan audit objektif, internal auditor harus mereview hasil dari kesalahan-kesalahan yang mungkin dideteksi dalam sampel untuk menentukan apakah itu sebenarnya kesalahan, jika tepat, sifat dan penyebab kesalahan.

Internal Auditor Documentation Skills

Seorang auditor internal butuh untuk mengembangkan suatu audit work documentation skills. Sebuah fungsi audit internal seharusnya terdiri dari beberapa standar praktek terbaik guna memenuhi kebutuhan pendokumentasian secara elektronik.

Beberapa praktik audit internal terbaik yang seharusnya dilakukan ketika mengimplementasikan sebuah effective internal audit e-office ialah sebagai berikut:

·         Membuat standar hardware dan software

Meskipun audit internal dilakukan di berbagai macam wilayah akan tetapi harus tetap menggunakan standar hardware dan software yang sama.

·         Menggunakan password berdasar peraturan keamanan dengan pembaharuan reguler

Karena informasi yang diaudit bersifat sensitif maka perlu digunakan suatu password didalam melindungi seluruh sistem.

·         Membangun sebuah security awareness

Seluruh anggota dalam tim audit seharusnya telah diinstruksikan pada suatu sumber dokumen audit yang sensitif.

·         Backup, backup and backup

Suatu prosedur yang kuat harus memiliki 100% backup file harian dalam folder file audit internal.

·         Membuat prosedur pengendalian revisi file

Berdasar penggunaan nama file konvensional atau sistem pengendalian software, konvensional seharusnya dibuat untuk mengidentifikasi seluruh dokumen dengan sebuah tanggal yang dibuat dan angka yang direvisi.

·         Membangun templates dan membuat style protocols

Sekuruh memo, audit program, rencana audit, dan dokumen kunci lain dari audit internal seharusnya digunakan dengan format yang sama.

·         Membuat e-mail style rules

Ada begitu banyaknya persyaratan dan kebutuhan untuk email messages, maka sebuah peraturan mengenai e-mail style perlu dibentuk.

·         Membuat e-mail attachment rules

Implementasi secara aktif dan memonitor antivirus dan firewall tools

Software yang efektif harus sudah diinstall, diupdate secara berkala dan dimonitor.

·         Membatasi pengguna

Seorang pengguna sumber e-office haruslah dibatasi (terutama apabila laptop sering dibawa pulang ke rumah)

·         Membuat kunci dan peraturan keamanan untuk mesin portabel

Seluruh mesin laptop auditor harus telah dikonfigurasi dengan kunci yang memadai.

·         Monitor compliance

Seorang anggota dari tim audit internal harus secara periodik mereview dan memonitor kepatuhan terhadap prosedur e-office auditor.

 Selain itu terdapat suatu praktik terbaik dalam dokumentasi audit internal diantaranya:

• Menulis naratif dan deskripsi

§  Mendeskripsikan seluruh pekerjaan dalam suatu narasi agar pihak luar dapat memahami ketika mereview dokumen audit

§  Dokumen konsep audit diobservasi tetapi tidak mendeskripsikan asumsi atau ide spekulatif.

§  Mengeneralisasi sistem dokumen yang berhubungan dengan menggunakan hyperlinks

• Simplifikasi

• Jaga agar dokumentasinya cukup simple tetapi tidak terlalu simple
• Tulis dokumentasi terkecil dengan least overlap
• Letakkan informasi pada tempat yang paling diapropriasi
• Memperlihatkan informasi kunci pada publik dengan menyertakan summary dan brief description
• Menggunakan whiteboard, corkboard, atau internal web site

• Menjelaskan apa kepada dokumen

§  Dokumen dengan sebuah tujuan

§  Fokus pada kebutuhan pengguna aktual

• Menjelaskan kapan pada dokumen

§  Iterate, iterate, iterate. Melakukan suatu pendekatan evolusionary untuk memperoleh feedback pada material

§  Mencari jalan terbaik untuk mengkomunikasikan, menyetujui suatu transfer dukungan dokumentasi

§  Melindungi dokumen saat ini

§  Mengupdate dokumentasi secara reguler tetapi hanya ketika terjadi suatu kesalahan

• General

§  Selalu dipastikan bahwa dokumentasi itu memenuhi persyaratan

§  Memberi kesempatan kepada para pengguna untuk menjustifikasi dokumentasi

§  Membangun suatu pengesahan agar suatu dokumentasi menjadi lebih kuat

§  Menyediakan persiapan latihan pendokumentasian pada seluruh anggota tim audit internal.

Rekomendasi Hasil dan Tindakan Koreksi

Setiap auditor internal seharusnya memfikirkan kerja audit mereka dalam hal: Tujuan audit, Apa yang ditemukan, Mengapa ditemukan kesalahan atau ketidakpatuhan, lalu Apa dapat mengkoreksi kesalahan tersebut, serta apa rekomendasi dari auditor internal untuk tindakan koreksi. Auditor internal pada semua level sebaiknya mengembangkan kompetensi berfikir tentang hal-hal tersebut. Mengkaji ulang bukti dan membuat ketepatan rekomendasi audit dapat menjadi sulit jika audit menemukan pembatas yang  kompleks atau area yang sangat tidak jelas.

Kemampuan Komunikasi Auditor Internal

Auditor internal pada semua level sebaiknya mengembangkan kemampuan untuk berdiskusi dan mempresentasikan temuan audit dan rekomendasi audit internal yang terkait.

Kemampuan Bernegosiasi Auditor Internal

Ketika berfokus pada rekomendasi yang dikembangkan di dalam laporan atau selama me-review bukti audit di lapangan, auditor internal akan mendiskusikan banyak area dimana manajemen dan yang lainnya tidak setuju dengan asumsi auditor internal dan penemuan-penemuan potensialnya.

Internal auditor harus berkomunikasi dalam rangka negosiasi mengenai isu atau pendapat, baik itu berhadapan secara langsung, melalui telepon, ataupun tulisan. Berikut adalah beberapa elemen kunci dari proses negosiasi.

Tahap I : Memulai Negosiasi – Penawaran Awal

1. Information

Belajar sebanyak mungkin mengenai isu audit atau masalah yang didiskusikan

2. Leverage Evaluation

Sebagai permulaan, evaluasi pemicu atau kekuatan relatif negosiasi kita dan pemicu dari pihak lain.

3. Analysis

Apa saja isu yang berkembang, hal ini penting ketika memulai review mengenai laporan audit yang bermasalah.

4. Rapport

Bangun hubungan dengan auditee dan dengan pihak lawan. Audit internal harus menentukan terlebih dahulu apakah pihak lawan akan kooperatif; apabila tidak, maka pertimbangkan untuk memperkerjakan manajemen senior sebagai mediator praktikal.

5. Goals and Expectations

Tujuan berbeda dengan ekspektasi, apa yang menjadi ekspektasi dari internal audit ketika sesi ini selesai.

6. Type of Negotiation

Bagaimana jenis negosiasinya, apakah kompetitif, kooperatif, atau tidak biasa, apakah berhadapan langsung, melalui fax, menggunakan mediator, atau dengan cara lain.

7. Budget

Setiap negosiasi mengeluarkan biaya. Audit internal akan menghabiskan waktu staff dan manajemen untuk bertemu dan bernegosiasi, yang mungkin dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan audit lainnya.

8. Plan

Kembangkan rencana negosiasi sementara.

Tahap II : Tahap Penawaran

1. Logistics

Tentukan tempat, waktu, dan cara negosiasi. Hal ini penting apabila melibatkan beberapa unit atau lokasi di dalam prosesnya.

2. Opening Offers

Penawaran terbaik apa yang kita punya, apakah akan memodifikasi  rekomendasi atau tidak.

3. Subsequent Offers

Bagaimana kita menyesuaikan rencana negosiasi untuk merespon pergerakan lawan yang tidak bisa diantisipasi.

4. Tactics

Tentukan taktik yang akan kita gunakan, dan perkirakan taktik apa yang digunakan oleh lawan.

5. Concessions

Tentukan konsesi apa yang akan dibuat, dan bagaimana membuatnya.

6. Resolution

Temukan cara terbaik untuk menyelesaikan masalah. Temukan solusi yang dapat dirundingkan dan kreatif.

Tahap III : Tahap Penutup

1. Logistics

Tentukan cara dan waktu yang tepat untuk menutup pertemuan negosiasi. Apakah pada saat pertemuan tersebut atau nanti setelah auditor internal menyajikan revisi mereka.

2. Documentation

Siapkan dokumen terperinci yang menggambarkan jalannya pertemuan, dengan penekanan pada perubahan rencana dan persetujuan kedua belah pihak.

3. Emotional Closure

Dalam menutup pertemuan, penting untuk mengidentifikasi kepentingan dan perubahan dari tiap pihak. Apabila kita mengabaikan surat tersebut, maka persetujuan tersebut kemungkinan bukan yang terakhir.

4. Implementation

Meskipun audit internal setuju untuk membuat perubahan pada laporan audit mereka dan auditee setuju untuk merubah beberapa prakteknya, perjanjian negosiasi akan menjadi kurang berguna kecuali diimplementasikan dengan tepat.

Komitmen untuk Belajar Auditor Internal

Semua auditor internal harus menanamkan komitmen untuk belajar secara konstan dan selama 40 jam berkelanjutan untuk certified internal auditor. Contohnya, di tahun 2008, SEC mengkonversikan aturan-aturan akuntansi dari GAAP menjadi IFRS. Walaupun auditor internal tidak perlu memahami secara mendalam atas perubahan aturan akuntansi ini, namun mereka harus mengetahui dampak-dampak yang mungkin terjadi atas perubahan tersebut.

Pentingnya Core Competencies Auditor Internal

Kompetensi-kompetensi yang tersaji pada bab ini sangat penting bagi semua auditor internal. Ketika topiknya adalah kemampuan berkomunikasi yang bagus atau kemampuan untuk belajar pada daerah yang kurang dikuasai, hal tersbut bagus untuk dipraktekkan, keakraban yang kuat dan penggunaan kunci kompetensi audit internal yang didiskusikan disini merupakan elemen yang dibutuhkan bagi setiap CBOK auditor internal.