Program Etika dan Wistleblower

Program Etika dan Whistleblower

Enterprise Etika, Kepatuhan, dan Tata Kelola

Kode etik adalah komponen utama dari standar profesional audit internal, dan auditor internal banyak terlibat dengan meninjau dan membantu untuk meningkatkan etika perusahaan mereka. Hal ini menjadi lebih lebih penting ketika SOx dimandatkan atau kode etik menandatangani laporan perilaku dari pejabat senior dan menyerukan untuk program whistleblower diarahkan oleh komite audit.

Program etika yang efektif memerlukan komitmen formal antara perusahaan dan karyawan dan agen untuk melakukan hal yang benar. Program etika efektif untuk perusahaan dimulai dengan pemahaman risiko lingkungan dan kemudian memerlukan kode etik yang efektif.

Langkah Pertama Etika: Mengembangkan Pernyataan Misi

Pernyataan misi perusahaan yang efektif telah menjadi sangat penting untuk mempromosikan etika organisasi yang kuat dan tata kelola perusahaan yang baik. misi yang efektif dapat menjadi aset besar untuk suatu, perusahaan yang memungkinkan untuk lebih mencapai tujuan organisasi dan tujuan. Sebuah pernyataan misi perusahaan yang kuat merupakan elemen penting dalam etika dan inisiatif tata kelola perusahaan.

Jika perusahaan tidak memiliki pernyataan misi atau nilai-nilai, audit internal harus merekomendasikan perakitan tim untuk mengembangkan sebuah pernyataan yang mencerminkan nilai-nilai keseluruhan perusahaan dan tujuan.

Sebuah pernyataan misi yang baik juga merupakan titik awal yang baik untuk pesan manajemen senior. Sebuah pernyataan misi yang baik harus membuat pernyataan positif tentang perusahaan dan menginspirasi para pemangku kepentingan perusahaan untuk memanfaatkan energi mereka, semangat, dan komitmen untuk mencapai tujuan dan sasaran. Idenya adalah untuk menciptakan rasa tujuan dan arah yang akan dibagi di seluruh perusahaan.

Setelah perusahaan telah mengembangkan sebuah pernyataan misi baru atau telah merevisi yang sudah ada, itu harus diterapkan di semua anggota perusahaan dengan tingkat publisitas yang baik. Menggunakan pendekatan nada-at-the-top, manajer senior harus menjelaskan alasan untuk laporan misi baru dan mengapa itu akan penting bagi perusahaan.

Memahami Etika Lingkungan Risiko

Program etika yang efektif membantu untuk melindungi dari berbagai risiko operasional dan bisnis lainnya. Audit internal dapat menjadi pemimpin utama di sini dalam survei sikap karyawan dan praktek. sikap Etika dan risiko dapat dinilai melalui baik review ditargetkan temuan dari audit masa lalu atau ulasan khusus berdasarkan survei sikap karyawan dan stakeholder etika. Audit internal dapat menyelesaikan pekerjaan ini etika survei melalui koordinasi dengan fungsi etika perusahaan, jika kelompok tersebut ada.

Terkait Temuan Etika-Masa Lalu Dari Audit atau Audit Khusus

Jika audit internal telah menyelesaikan sejumlah besar audit operasional dan keuangan kepatuhan terkait baru-baru ini, pemeriksaan ulang temuan laporan workpaper dan audit atau bahkan tanggapan dapat memberikan wawasan tentang sikap etika secara keseluruhan. Audit internal mungkin juga mempertimbangkan meluncurkan audit khusus untuk menilai sikap etis tersebut. Ini akan menjadi tinjauan kepatuhan yang kuat yang mencakup beberapa daerah kunci di perusahaan atau review sangat terfokus dalam satu departemen atau kelompok. Jenis internal audit memberikan penilaian secara keseluruhan sikap etis dalam perusahaan.

Survey Etika Sikap Karyawan Dan Stakeholder

Idenya adalah untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang sikap etika dan praktek dari kelompok besar dalam perusahaan, seperti pekerja pabrik (jika sesuai), staf kantor, manajer senior, vendor, dan lain-lain. Survei ini akan mencakup beberapa pertanyaan umum, tetapi setiap kelompok juga akan menerima pertanyaan khusus ditujukan kepada tanggung jawabnya.

Survei etika akan memungkinkan audit internal, tim etika kantor yang ditunjuk, atau orang lain untuk mendapatkan pemahaman yang umum tentang etika lingkungan dalam perusahaan. Hal ini dapat menjadi langkah pertama untuk meluncurkan fungsi etika formal atau upgrade dan meningkatkan yang sudah ada. Survei ini juga akan menyediakan manajemen umum dengan beberapa wawasan ke dalam suasana etika secara keseluruhan di perusahaan.

Merangkum Hasil Etika Survey: Apakah Kita Memiliki Masalah itu?

Hasil survei sikap etika atau penilaian dari audit internal masa lalu dapat memberikan beberapa jaminan bahwa hal-hal yang cukup bagus di seluruh perusahaan. Jika perusahaan sudah tidak memiliki program etika mapan, audit internal adalah area logis untuk membantu menetapkan jenis program.

Kode Etik Enterprise

Perusahaan efektif hari ini harus mengembangkan dan menegakkan kode etik yang berlaku mencakup etika, bisnis, dan aturan hukum bagi seluruh pemangku kepentingan perusahaan: petugas keuangan disorot dalam SOx, seluruh karyawan lainnya, dan pemangku kepentingan kelompok yang lebih besar. Audit internal dapat menjadi peserta utama untuk memulai kode dan kemudian menentukan bahwa kode mempromosikan praktek bisnis yang etis di seluruh perusahaan.

Kode Etik Isi: Pesan apa yang ada pada kode itu?

Kode etik harus menjadi mengatur, menghapus aturan ambigu yang menjelaskan apa yang diharapkan dari semua pemangku kepentingan perusahaan, petugas, karyawan, kontraktor, vendor, dan lain-lain. Kode harus didasarkan pada kedua nilai-nilai dan isu-isu hukum di sekitar perusahaan. Kode sebenarnya harus memiliki aturan tertentu dalam setiap bidang ini.

I. Pengantar

a. Tujuan kode etik ini: Suatu pernyataan umum tentang latar belakang
kode etik, menekankan tradisi perusahaan.

b. Standar etika komitmen perusahaan yang kuat: Sebuah penyajian kembali misi pernyataan dan pesan pendukung dari chief executive officer

c. Dimana dapat mencari panduan: penjelasan mengenai hotline seketika

d. Ketidakpatuhan Pelaporan: Petunjuk whistleblower-cara untuk melaporkan

e. Tanggung jawab untuk mengakui kode: sebuah deskripsi kode pengakuan proses untuk semua stakeholder

II. Fair Dealing Standards

a. Perusahaan menjual praktek: panduan untuk menangani dengan pelanggan

b. Perusahaan membeli praktek: pedoman dan kebijakan untuk menangani dengan vendor

III. Perilaku di tempat kerja

a. Equal Employment Opportunity Standar: sebuah pernyataan omitmen yang kuat

b. Tempat kerja dan kebijakan pelecehan seksual: sebuah pernyataan komitmen yang sama kuat

c. Alkohol dan penyalah gunaan zat: sebuah pernyataan kebijakan di daerah ini

IV. Konflik Kepentingan

a. Pekerjaan sampingan: batasan kerja meneerima dari pesaing

b. Investasi personal: aturan mengenai menggunakan data perusahaan untuk membuat keputusan investasi pribadi

c. Hadiah dan mafaat lainnya: aturan mengenai menerima suap dan hadiah yang tidak tepat

d. Mantan karyawan: aturan yang melarang memberikan bantuan kepada eks-karyawan dalam bisnis

e. Anggota keluarga: aturan tentang memberikan bisnis kepada anggota keluarga, menciptakan potensi konflik kepentingan, dan hubungan anggota keluarga karyawan

V. Enterprise Properti dan Records

a. Enterprise aset: Sebuah pernyataan yang kuat pada tanggung jawab karyawan untuk melindungi aset.

b. Sistem komputer sumber daya: Suatu perluasan pernyataan aset perusahaan
mencerminkan semua aspek sumber daya sistem komputer.

c. Penggunaan nama perusahaan: Sebuah aturan bahwa nama perusahaan harus digunakan hanya untuk transaksi normal bisnis.

d. Enterprise catatan: Sebuah peraturan mengenai tanggung jawab karyawan untuk integritas catatan.

e. Informasi rahasia: Aturan tentang pentingnya menjaga semua perusahaan informasi rahasia dan tidak mengungkapkan ke luar.

f. Karyawan privasi: Sebuah pernyataan yang kuat mengenai pentingnya menjaga karyawan rahasia kepada orang luar dan bahkan karyawan lainnya informasi pribadi.

g. Enterprise Manfaat: Karyawan tidak harus mengambil keuntungan perusahaan yang mereka tidak berhak.

VI. Mematuhi Hukum

a. Di dalam informasi dan insider trading: Sebuah aturan yang kuat yang melarang insider trading atau dinyatakan mendapatkan manfaat dari informasi orang dalam.

b. Politik kontribusi dan kegiatan: Sebuah pernyataan yang kuat terhadap peraturan kegiatan politik.

c. Penyuapan dan suap: Sebuah aturan perusahaan menggunakan suap atau menerima suap.

d. kesepakatan bisnis asing: Aturan mengenai berurusan dengan agen asing sesuai dengan yang Korup Asing Practices Act.

e. keselamatan Tempat Kerja: Sebuah pernyataan tentang kebijakan perusahaan untuk mematuhi aturan OSHA.

f. Produk keamanan: Sebuah pernyataan tentang komitmen perusahaan untuk keamanan produk.

g. Perlindungan lingkungan: Sebuah peraturan mengenai komitmen perusahaan untuk mematuhi dengan undang-undang lingkungan yang berlaku.

Komunikasi dengan Stakeholder dan Kepatuhan Menjamin

Jika dokumen merupakan kode yang baru atau bahkan melakukan revisi besar, perusahaan harus melakukan upaya besar untuk memberikan salinan kepada seluruh karyawan dan stakeholder.

Kelompok manajemen senior harus kemudian secara resmi mengakui bahwa mereka memiliki membaca, memahami, dan akan mematuhi kode etik. Dengan tim manajemen
berdiri di belakang kode, perusahaan berikutnya harus menyajikan dan memberikan kode untuk
semua pemangku kepentingan perusahaan.

Kode Pelanggaran dan Tindakan Korektif

Sebuah perusahaan perlu membentuk cara untuk memungkinkan karyawan atau orang luar untuk melaporkan pelanggaran terhadap kode di sebuah cara aman dan cara rahasia. Sebagian besar bahwa mekanisme pelaporan dapat ditangani melalui fasilitas whistleblower. Lainnya potensi pelanggaran harus ditangani pada tingkat yang berbeda.

Sebuah kode etik menggambarkan serangkaian aturan untuk tindakan diharapkan dalam perusahaan. Ketika aturan ini dilanggar, masalah ini harus diselidiki dan tindakan diambil secara konsisten, tidak peduli apa peringkat para pemangku kepentingan perusahaan.

Menjaga Kode Etik Kini

Banyak aturan dasar perilaku etis yang baik dan aturan khusus perusahaan-banyak tidak akan berubah dari tahun ke tahun. Perusahaan harus mereview kode etik mereka dan dipublikasikan secara berkala, setidaknya sekali setiap dua tahun, untuk membuat panduan tertentu masih berlaku dan arus. Tinjauan periodik mungkin termasuk kode pernyataan mengenai kebutuhan keuangan yang akurat dan tepat waktu pelaporan di semua tingkatan atau komitmen perusahaan untuk menghindari semua jenis keuangan penipuan. Perubahan kode etik tidak boleh dianggap enteng.

Whistleblower dan Fungsi Hotline

Fungsi whistleblower adalah fasilitas di mana seorang karyawan atau stakeholder yang
melihat beberapa bentuk kesalahan dapat independen dan anonim melaporkan bahwa tindakan untuk perusahaan atau badan pengawas dengan tidak takut akan pembalasan

Kelompok audit internal dapat membantu wakil komite audit untuk menetapkan program whistleblower yang efektif yang akan sesuai dengan SOx. Bagian ini membahas cara untuk mendirikan program whistleblower yang efektif dan bagaimana audit internal dapat membantu untuk memulai atau refresh fungsi.

Aturan Federal Whistleblower

Berdasarkan aturan-aturan ini SOx, itu adalah kejahatan bagi siapa pun "sadar, dengan maksud untuk membalas, "untuk mengganggu kerja atau kehidupan setiap orang- whistleblower-yang menyediakan seorang petugas penegak hukum apapun informasi yang benar yang berkaitan dengan komisi kemungkinan tindak pelanggaran SOx.

SOx mengharuskan komite audit untuk membentuk suatu proses penerimaan dan pengobatan pengaduan yang diterima mengenai akuntansi, kontrol akuntansi internal, atau audit hal-hal dan untuk "penyerahan, rahasia anonim oleh karyawan" tentang akuntansi dipertanyakan atau masalah audit.

Peraturan Sox Whistleblower dan Audit Internal

Tim audit internal adalah jelas bagian dari pengelolaan, dan tanggung jawab pertama
auditor internal adalah melaporkan setiap hal-hal yang tidak patut atau ilegal ditemukan selama pemeriksaan untuk manajemen audit internal untuk disposisi. anggota tim audit internal
tidak boleh mencoba untuk bekerja sebagai whistleblower independen sebagai bagian dari internal mereka audit bekerja. audit internal harus mengembangkan kebijakan yang jelas menyatakan bahwa setiap akuntansi SOx, hal pengendalian internal, atau audit ditemui selama perjalanan dari audit dijadwalkan harus didokumentasikan dalam workpapers audit dan dikomunikasikan untuk manajemen audit internal untuk resolusi.

Meluncurkan Bantuan Perusahaan atau Fungsi Hotline

Idenya adalah untuk memberikan fasilitas yang independen mana semua pihak bisa bertanya atau melaporkan kesalahan yang mungkin di tingkat manapun. Hotline fungsi hukum tidak diperlukan, tetapi memungkinkan karyawan atau pemangku kepentingan lainnya untuk mengajukan pertanyaan, untuk melaporkan kesalahan yang mungkin, dan bahkan untuk mencari nasihat.

Audit Fungsi Etika Perusahaan

Tujuan dari audit internal etika dan fungsi whistleblower adalah untuk menilai apakah kelompok etika adalah

mengikuti prosedur yang baik pengendalian internal, memanfaatkan sumber daya yang efektif, sesuai dengan prosedur kerahasiaan yang baik, dan mengikuti piagam departemennya otorisasi fungsi etika.

Langkah-langkah Audit untuk Tinjauan Fungsi dan Etika dari Whistleblower

Laporan Misi Perusahaan

Review pernyataan misi perusahaan untuk menilai apakah secara aktif dikomunikasikan dan menekankan pentingnya etika pemerintahan dan bisnis praktek.

Jika pernyataan misi tampaknya kurang atau membutuhkan pembaruan, membahas daerah atau rencana untuk perbaikan dengan komite audit.

Bertemu dengan anggota manajemen yang sesuai untuk menilai program-program yang terus menerus untuk mempromosikan pernyataan misi seluruh perusahaan.

Etika Fungsi Administrasi

Menentukan siapa yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola program etika secara keseluruhan di perusahaan. Bertemu dengan fungsi untuk menilai kegiatan yang sedang berlangsung dan program.

Mengembangkan pemahaman dan dokumen fungsi etika, termasuk unit struktur dan pelaporan hubungan.

Fungsi etika's Review piagam dan dokumentasi proses lainnya kunci, dan menentukan bahwa mereka konsisten dengan inisiatif perusahaan lainnya.

Tentukan apakah ada beberapa bentuk fungsi hotline di tempat, dan menilai nya span kegiatan.

Menilai fungsi etika prosedur keamanan kantor untuk kecukupan catatan, file, dan keamanan workstation.

Jika kontraktor luar yang digunakan untuk menyediakan etika atau layanan hotline, review dan dokumen kontrak pengaturan.

Kode Etik Proses

Mendapatkan salinan kode etik saat ini.

Menentukan bahwa kode tersebut saat ini dan secara teratur diperbarui.

Diskusikan kode dengan sampel staf perusahaan untuk menentukan bahwa memahami kode dokumen.

Diskusikan kode dengan manajer dipilih di semua tingkatan untuk menentukan apakah ada kekhawatiran tentang isu-isu kode atau konten.

Menilai kecukupan proses untuk memperoleh pengakuan kode.

Pilih sampel karyawan dan menentukan bahwa mereka mengakui penerimaan kode.

Menentukan bahwa semua petugas telah menerima kode.

Menilai kecukupan prosedur untuk setiap karyawan yang gagal / menolak kode pengakuan.

Menilai kecukupan catatan pengakuan kode.

Menilai kecukupan proses untuk memperbarui kode etik seperti yang diperlukan.

Menilai proses untuk mendistribusikan kode untuk semua pemangku kepentingan perusahaan, termasuk lokasi terpencil seperti asing, vendor, dan lain-lain.

Hotline / Proses whistleblower.

Mengembangkan pemahaman umum proses whistleblower di tempat, dan menentukan bahwa mereka menutupi komite audit persyaratan SOx.

Menilai kecukupan prosedur untuk mengkomunikasikan program whistleblower untuk seluruh pemangku kepentingan.

Menilai kecukupan proses penebangan pesan whistleblower atau panggilan diterima dan mendokumentasikan interaksi.

Review proses disposisi panggilan, dan memilih sampel panggilan terbaru menentukan apakah proses muncul memadai.

Review keamanan secara keseluruhan proses di tempat, termasuk perlindungan dokumen penting dan stakeholder whistleblower individu.

Bertemu dengan sumber daya manusia untuk menentukan bahwa prosedur yang memadai tempat untuk melindungi / encapsulate setiap pelapor.

Komite Audit Tanggung Jawab. Bertemu dengan perwakilan komite audit menentukan pengetahuan dan pemahaman tentang etika dan program whistleblower dalam tempat.

Meningkatkan Penerapan Tata Kelola Perusahaan

Sebuah program etika yang kuat, merupakan unsur kunci dalam setiap program secara keseluruhan tata kelola perusahaan di perusahaan.

Etika dan proses whistleblower dibahas dalam bab ini adalah penting baik untuk kepatuhan SOx dan tata kelola perusahaan, tidak peduli apa ukuran organisasi. Auditor Internal harus menyadari praktek-praktek sebagai bagian dari CBOK mereka dan harus memainkan peran kunci dalam membantu baik untuk memulai dan meninjau proses ini.

Tuesday, October 24, 2017